Phạm vi dự án là gì?

Khi thực hiện một dự án đầu tư hay một công việc nào đó cần thực hiện, người đưa ra dự án cần phải có một bản dự thảo về các công việc cần thự hiện, bao gồm: thời gian thực hiện, công việc cần thực hiện, số lượng nhân sự để thự hiện dự án, chức năng, nhiệm vụ và có thể là chi phí để thực hiện dự án. Những công việc đó được gọi chung là Phạm vi dự án.

Để có thể tìm hiểu rõ hơn về phạm vi dự án, hãy cùng Chúng tôi đi tìm câu trả lời cho câu hỏi Phạm vi dự án là gì?.

Phạm vi dự án là gì?

Phạm vi dự án (Project Scope) là một phần kế hoạch của dự án, bao gồm việc xác định và liệt kê danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, khả năng cung cấp, tính năng, chức năng, nhiệm vụ, thời hạn và cuối cùng là chi phí. Nói các khác, phạm vi dự án là những gì cần phải đạt được và những công việc cần thiết để thực hiện dự án.

Ví dụ: Một dự án nghiên cứu thị trường mà một công ty tư vấn thực hiện theo một bản hợp đồng với khách hàng sẽ bao gồm các hoạt động nghiên cứu tiến hành để cho ra kết quả nghiên cứu đáp ứng được những yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng nhất định đã được xác định trước trong hợp đồng thỏa thuận với khách hàng.

Phạm vi dự án có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện thành công dự án. Các nghiên cứ đã chỉ ra rằng, việc xác định phạm vi và kết quả đầu ra của dự án không rõ ràng thường là nhân tố gây trở ngại đến việc thực hiện thành công dự án.

Các yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi dự án

– Về thời gian:

Mỗi dự án đều phải có một thời gian thực hiện cụ thể. Việc thời gian dự án kéo dài hay ngắn phải phụ thuộc vào quy mô và mức độ của chính dự án đó. Thời gian đặt ra để thực hiện dự án phải được tính toán một cách hợp lý, với các dự án nhỏ giá trị thì thời gian thực hiện có thể mà một vài tuần, còn các dự án lớn hơn thì thời gian có thể mất một vài tháng, thậm chí có thể là đến tận năm.

– Về nhân sự:

Yếu tố nhân sự cũng có ảnh hưởng rất lớn tới dự án. Việc tính toán số lượng nhân sự không hợp lý, nó có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới các yếu tố còn lại. Ví dụ, nếu tính toán số lượng nhân sự quá ít, nó sẽ ảnh hưởng tới quá trình làm việc và tiến độ của công việc. Điều này có thể làm cho thời gian thực hiện công việc bị kéo dài ra khá lớn, làm chệch đi thời gian dự kiến hoàn thành dự án so với ý định ban đầu. Mặt khác, việc dự án bị kéo dài có thể làm ảnh hưởng tới chi phí thực hiện dự án nữa.

– Về ngân sách:

Cần phải có một kế hoạch cụ thể cho việc lập ngân sách dự án. Người lập ngân sách dự án phải là người hiểu rõ các vấn đề liên quan đến thị trường, chỉ có có thế thì bảng ngân sách đưa ra mới có tính khả thi. Nội dung các vấn đề ngân sách dự án phải chi ra có thể là: Khoản thù lao của nhân viên, hoặc thù lao của chuyên gia trong trường hợp dự án của bạn cần mời chuyên gia trong nước hoặc nước ngoài về tư vấn hoặc hỗ trợ.

– Về tính khả thi thực hiện dự án:

Cần phải xác định dự án cí tính khả thi hay không, bạn có đủ kiến thức chuyên môn hay quyền truy cập vào dữ liệu bạn cần hay chưa.

Quy trình thành lập phạm vi dự án

Bước 1: Khởi động dự án

Trong bước này người có nhu cầu thực hiện dự án cần phải chọn được dự án phù hợp với nhu cầu và kế hoạch chiến lược của bản thân. Trong đó, kế hoạch chiến lược phải đáp ứng được các yêu cầu:

– Bước đầu tiên trong khởi động dự án là nhìn vào bức tranh tổng thể hay là kế hoạch chiến lược của công ty.

– Kế hoạch chiến lược đồi hỏi xác định các mục tiêu nghiệp vụ lâu dài.

 – Một số dự án cần hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và tài chính.

Ngoài ra, người quản lý cũng cần phải xác định được dự án tiềm năng, sau đó chọn lựa dự án và phân bổ tài nguyên sao cho hợp lý.

Các phương pháp để chọn dự án này có thể là:

– Tập trung vào nhu cầu chung.

– Phân loại dự án.

– Phân tích tài chính.

– Dùng mô hình tính điểm có trọng số.

– Thực hiện bảng điểm cân đối.

Bước 2: Lập kế hoạch phạm vi

Là quá trình xây dựng các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng về phạm vi của dự án. Tuyên bố về phạm vi gồm:

– Kiểm chứng về dự án.

– Mô tả ngắn về sản phẩm của dự án.

– Tổng kết về tất cả các sản phẩm trung gian của dự án.

– Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công của dự án.

Bước 3: Xác định phạm vi

Sau khi hoàn tất kế hoạch về phạm vi, bước tiếp theo là xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn để có thể quản lý được.

Việc xác định đúng phạm vi của dự án mang lại các ý nghĩa sau:

– Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian, chi phí, và tài nguyên.

– Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều khiển dự án.

– Giúp truyền đạt rõ ràng các trách nhiệm của mỗi công việc.

Trên đây là một số vấn đề liên quan đến Phạm vi dự án là gì?. Mong rằng đây sẽ là một nguồn tài liệu bổ ích có thể giúp Quý bạn đọc trong quá trình nghiên cứu hoặc áp dụng trên thực tế.

Nếu vẫn còn thắc mắc hoặc để biết thêm nhiều thông tin, Quý bạn đọc có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn. Xin cảm ơn.

The post Phạm vi dự án là gì? appeared first on Luật Hoàng Phi.

source https://luathoangphi.vn/pham-vi-du-an-la-gi/